Boulder, Colo. girişimci Andreea Ayers, pazarlama şirketi Launch Grow Joy’da kendisine yardımcı olması için bir iş koçu tuttuğunda, yazışmaların kısaltılmasının etkisini keşfetti. İlk başta, bir e-postanın altında şu notu bulduktan sonra yanlış kişiyi seçtiğinden endişelendi:
“Sizin ve benim zamanımdan tasarruf etmek için, tüm yanıtlarımı beş veya daha az cümleyle sınırlıyorum.”
Ayers, “Sorularıma düzgün bir şekilde cevap verebilmek için beşten fazla cümle yazması gerektiğini düşündüm” diyor. Ama yöntemi ne kadar çok uygularlarsa, o kadar çok işe yaradı. “E-posta göndermek için daha az zaman harcadık ve tartıştığımız stratejileri gerçekten uygulamak için daha fazla zaman harcadık.”
New York City merkezli yönetim danışmanlığı firması McKinsey and Company tarafından 2012 yılında yapılan bir araştırmaya göre, ortalama bir işçi gününün yüzde 28’ini e-posta okuyarak ve yanıtlayarak geçiriyor. E-postaları kısa ve öz tutmak, bu zamanın bir kısmını geri kazanmanıza yardımcı olabilir.
APE: Author, Publisher, Entrepreneur (Nononina Press, 2013) kitabının yazarı başarılı seri girişimci Guy Kawasaki, “Doğru e-posta nezaket ve özlülük arasında bir dengedir” diyor. “Beşten az cümle genellikle ani ve kabadır, beşten fazla cümle zaman kaybettirir” diyor.
Önerilen makale: düşük sermayeli işler hakkında bilgi almak ve güncel iş fikirleri haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Girişim sermayesi şirketi Garage Technology Ventures’ın genel müdürü olarak Kawasaki’nin gelen kutusu genellikle doludur, ancak gönderdiği e-postalar neredeyse her zaman beş veya daha az cümledir. Girişimcilerin bu noktaya nasıl gelebileceğine dair dört yönerge paylaşıyor.
1. E-postanız beş basit soruyu yanıtlamalıdır.
Bir e-posta yazdığınızda Kawasaki, bunun şu beş soruyu yanıtlamaya yetecek kadar bilgi sağlaması gerektiğini söylüyor: Kimsiniz? Ne istiyorsun? Neden bana soruyorsun? Neden sorduğun şeyi yapayım? Sonraki adım nedir?
“Akıllı bir insanın bir karar vermesi için bilmesi gereken tek şey bu” diyor.
2. Bir yanıt almak için aşırı ayrıntıları kesin.
Gönder tuşuna basmadan önce e-postanızı okuyun ve gereksiz bilgileri çıkarın. Kawasaki, hayat hikayelerini anlatma ihtiyacı hisseden insanlar, muhtemelen isteklerinin ilk etapta sarsıntılı bir zeminde olduğuna inanıyorlar, diyor. Ancak daha fazla bilgi, alıcının harekete geçmesini sağlamaz. Kawasaki, “Uzun e-postalar ya okunmuyor ya da okunduysa yanıtsız kalıyor” diyor. “Şu anda gelen kutumda 600 okunmuş ancak yanıtlanmamış e-posta var.”
3. Daha kısa e-postalar odaklanmanıza yardımcı olur.
Kendinizi beş cümleyle sınırlamak sizi kısa ve öz düşünmeye zorlayarak odaklanmanıza ve zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Daha kısa e-postalar, alıcının hangi işlemin yapılacağı konusunda hızlı karar vermesini sağlayarak yanıt alma olasılığınızı artırır.
Alıcıyı benzer şekilde yanıt vermeye teşvik etmek istiyorsanız, web tasarımcısı Mike Davidson, felsefeyi açıklayan ve kopyalayıp e-posta imzanıza yapıştırabileceğiniz metinler içeren bir web sitesi olan beş.sentenc.es’i oluşturdu.
4. Övgü dışında her şeyi sınırlayın.
Kawasaki, bu kısalık kuralının bir istisnası olduğunu söylüyor: “Alıcıdan gerçekten hiçbir şey istemiyorsanız ve sadece onun övgü ve nezaketini yığmak istiyorsanız, istediğiniz kadar devam edebilirsiniz!”
Pazarlama Hakkında 